Comment mieux s’organiser au quotidien

Sorganiser De Manière Efficace

Au quotidien, mieux s’organiser est une bataille pour tout le monde. Chaque jour, nous avons une quantité infinie d’action à faire et une masse de travail considérable à abattre, il est absolument nécessaire de s’organiser du début à la fin de la journée pour pouvoir atteindre ses objectifs et rester productif. Dans cet article, nous verrons comment mieux s’organiser au quotidien.


Dans cet article, je vais vous donner une méthode infaillible pour mieux vous organiser au quotidien. Ceux qui auront lu le fameux « GTD » de David Allen comprendront tout de suite que je me suis beaucoup inspiré de sa méthode qui fonctionne très bien. L’organisation, c’est comme un art et cela demande pas mal de réflexion.

… Libérez votre cerveau !

S’organiser au quotidien, une tâche difficile…

Dans son livre, David Allen nous explique sa théorie concernant la façon avec laquelle votre cerveau travaille, comment il stocke les informations et comment il les oublie ! Je vais essayer de vous expliquer comment fonctionne votre cerveau en reprenant ses idées. (à lire: quelques livres pour mieux s’organiser)

Pour faire simple, nous allons comparer le cerveau humain à une unité centrale d’ordinateur. Comme pour les ordinateurs, votre cerveau comporte de la mémoire vive. Prenons par exemple 1go. Hypothétiquement, il vous sera possible de stocker des informations jusqu’à cette limite et au-delà, vous oublierez littéralement ce que vous aurez à faire.

Pour permettre à votre cerveau de rester efficace sans rien oublier, il va falloir décharger la mémoire vive en exportant les données dans un système où vous noterez l’intégralité de ce que vous aurez à faire. Ainsi, vous n’aurez plus à réfléchir constamment aux choses à faire et vous libérez la place, se qui aura pour effet de vous rendre beaucoup plus productif au quotidien.


Gérez votre travail en 4 étapes

mieux s'organiser

Pour maîtriser notre emploi du temps et mieux s’organiser afin d’atteindre nos objectifs, il y à au moins 4 étapes nécessaires à effectuer pour gérer les informations:

      • Collectez les données qui retiennent votre attention pour décharger votre cerveau
      • Traitez celles-ci afin de déterminer les actions nécessaires à établir 
      • Organisez les actions et planifiez-les dans un système cohérent.
      • Révisez vos objectifs pour garder en tête votre avancée et vous tenir à jour

 

Le système de gestion du temps

 

La première chose à faire lorsque l’on veut mieux s’organiser, c’est de trouver un système fonctionnel pour organiser son temps.

La méthode la plus connue est sans doute celle  de la «TO DO LIST» (liste de choses à faire.) Cette dernière consiste simplement à noter les choses à faire, sur des post-its par exemple. Cette façon de s’organiser n’est en rien la meilleure puisqu’elle ne va pas pour permettre de centraliser vos actions dans un système que vous pourrez revoir partout où vous serez.

En vérité, pour permettre une organisation fonctionnelle, il faudrait améliorer ce système afin de le rendre plus efficace. Gestion numérique ou papier, c’est à vous de voir. (ref: quel appareil nomade pour bloguer ?)

L’étape de la préparation de votre emploi du temps est très importante. Prenez le temps qu’il faut afin d’attribuer à chaque tâche un temps donné. N’essayez pas de caser tout en une journée, le secret réside dans la segmentation des taches.

Mieux s’organiser: Les 3 types de tâches

Dans la famille des actions et tâches à établir, il existe trois degrés de priorité: Les tâches quotidiennes rapides, les projets et enfin les projets d’avenir. Votre système devra pouvoir intégrer ces trois types de tâches.

 On englobera dans la catégorie des tâches quotidiennes les actions à effectuer qui prendront le moins de temps qui seront nécessaires chaque jour, à savoir la lecture des mails par exemple.

 Les projets se situeront au deuxième degré. Pour rester efficace, vous devrez les segmenter afin d’obtenir plusieurs petites tâches réparties sur un temps donné.

→ Les projets d’avenir devront êtres notés sans pour autant être associé à une date précise. L’important, c’est que vous puissiez vous en souvenir.

 

«Ne croulez pas sous le flux de l’information.»

 


En Bonus : le schéma d’organisation ultime

Essayez de ne jamais laisser plusieurs affaires en suspens sauf si vous n’avez pas le choix. Ceci est contre-productif au plus haut point. Pour vous aider à faire face à ce genre de situation , voici un schéma très bien réalisé extrait du livre de David Allen:


Comment mieux s'organiser

 

À chacun sa façon de mieux s’organiser, le meilleur est encore d’adapter et d’améliorer son système en fonction de ses besoins. Comme vous l’aurez compris, il n’y a pas de secret dans l’organisation: il faut savoir gérer les différents flux d’information qui vienne à vous afin de rester productif et d’avoir une idée concrète des tâches à effectuer. 

 Comment mieux s’organiser au quotidien partie 2 – Suite

 

10 Comments

  1. Samuel de Cactus-bru
    Samuel de Cactus-bru11-17-2012

    Article interessant même si le principe semble compliqué à mettre en oeuvre.
    Samuel de Cactus-bru Articles récentsTous les services pour monétiser son site

  2. Daniel@baguettes jap
    Daniel@baguettes jap11-27-2012

    Travailler sur plusieurs choses en même temps est très certainement le mal du siècle car avec nos téléphones portables et nos ordinateurs, nous sommes habitués à avoir plusieurs applications ouvertes en même temps, à faire des emails tout en travaillant sur un document et à répondre au téléphone tout en continuant de travailler… bref le multitâche est souvent devenu le standard ! Mais se concentrer sur une seul et unique tâche jusqu’à son accomplissement est pourtant le meilleur moyen d’être efficace et productif ! Faites le test sur de toutes petites tâches pour vous en persuader et pour vous réhabituer progressivement à appliquer cette bonne habitude !
    Daniel@baguettes jap Articles récentsDeux paires de Baguettes, Rose/Vertes – 4,50 €

    • Loic
      Loic11-28-2012

      Salut Daniel,

      C'est bien vrai ce que tu dis, le multitâche est de nos jours un réel problème.
      Difficile de ce défaire de son Smartphone, de ne pas lire ses mails ou encore de ne pas avoir une fenêtre Facebook ouverte.

  3. assurance pro
    assurance pro02-01-2013

    Merci pour le partage de cette information, Merci d’avoir pris le temps de rédiger cet article.

  4. Tiana
    Tiana07-11-2013

    « déchargez la mémoire vive  » :-)))
    Super votre article ! 🙂 nos assistantes personnelles sont formées à la méthode GTD !
    Merci pour ce chouette résumé de la méthode de David Allen
    http://www.smartelia.com

  5. my dago assistant
    my dago assistant01-21-2015

    Cela dépend du sujet, s’il est polyvalent et qu’il maîtrise bien tout ce qu’il fait courir après deux lapins peut représenter un gain de temps. C’est un grand atout pour notre agence web d’avoir de personnels dynamiques.

  6. Malayo
    Malayo11-27-2015

    J’espere que avec cette technique. Mon quotidien sera meilleur

  7. Pierre Philippe
    Pierre Philippe05-23-2016

    article très utile .. pour « libérer son cerveau  » par exemple on peut distinguer ce que doit faire le cerveau ( penser réfléchir , mettre au point, anticiper..) ou ensuite ce que doivent faire les mains ( agir , faire ..) . Un assistant virtuel vous libère du temps pour laisser le cerveau faire ce qu’il fait de mieux . réfléchir 🙂 aidez donc votre cerveau à mieux travailler : http://www.viaprestige-externalisation.com/

  8. Lucien Roy
    Lucien Roy02-10-2018

    Bonjour,
    Je remarque un clin d’oeil (voulu ou pas ?) à Idriss Aberkane qui a écrit le livre « libérez votre cerveau ».
    Whaou, la Méthode GTD me semble assez compliquée ! C’est la réputation qu’elle a et ça n’a pas l’air volé !
    Ton article m’a quand même donné hate de lire le livre ! J’ai envie d’en savoir plus 🙂

    Merci,
    Lucien

    • Loic
      Loic03-08-2018

      Hello Lucien, ça me fais plaisir de te voir ici !

      Merci pour ton commentaire 😉

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